Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Website und Serverprotokolle

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hostinganbieter technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Referrer, Browser- und Geräteinformationen. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb des Dienstes.

3. Registrierung und Vertragsdurchführung

Bei der Registrierung verarbeiten wir Unternehmensname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und ausgewählte Teams. Die Daten benötigen wir zur Einrichtung, Durchführung der Testphase, Vertragsverwaltung und Kundenkommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Abrechnungsdaten werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gespeichert.

4. Telegram-Kommunikation

Bei Nutzung des Bots verarbeitet Relay Kit Telegram-Nutzer- und Chatkennungen, Anzeigenamen, Nachrichten, Befehle, Auftragsstatus sowie freiwillig übermittelte Fotos und Dateien. Diese Daten werden zur Zuordnung von Personen und Teams, zur Auftragsverteilung, für Team-To-dos, Übergaben und Zimmerstatus benötigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit ein Kunde die Daten seiner Beschäftigten bereitstellt, erfolgt die Verarbeitung im Auftrag dieses Kunden.

Telegram ist ein eigenständiger Anbieter. Für die Verarbeitung innerhalb von Telegram gelten ergänzend dessen Datenschutzbestimmungen. Bei einer Übermittlung in Drittländer können die dort geltenden Datenschutzstandards von denen der EU abweichen.

5. KI-gestützte Verarbeitung

Freie Auftragsnachrichten können zur Zusammenfassung, Trennung mehrerer Aufgaben sowie zur Erkennung von vorhandenem Team, ausdrücklich genannter Person, Priorität und Zeitangaben automatisiert verarbeitet werden. Fehlt ein erforderlicher Empfänger oder eine ausführbare Aufgabe, kann das System eine KI-generierte Rückfrage formulieren. KI-Ausgaben werden in Telegram entsprechend gekennzeichnet.

Technisch wird derzeit Google Gemini 2.5 Flash Lite über den Vercel AI Gateway eingesetzt. Dabei können der Nachrichtentext sowie die für die Zuordnung erforderlichen Namen vorhandener Teams und Mitglieder an Vercel und den Modellanbieter Google übermittelt werden. Fotos und Dateien werden im aktuellen KI-Routing nicht inhaltlich durch das Modell analysiert. Es sollen nur die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Informationen eingegeben werden.

Die KI unterstützt ausschließlich interne organisatorische Abläufe. Sie trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und darf nicht zur Bewertung von Beschäftigten, zu Personalentscheidungen, Emotionserkennung oder biometrischer Kategorisierung eingesetzt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise die Auftragsverarbeitung für den Kunden. Weitere Angaben stehen unter KI-Transparenz.

6. Zahlungsabwicklung über Stripe

Zur Einrichtung der Testphase und Abrechnung leiten wir Vertrags- und Zahlungsinformationen an Stripe weiter. Stripe verarbeitet insbesondere Kontaktdaten, Zahlungsinformationen, Transaktionsdaten und technische Informationen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Zahlungsdaten werden unmittelbar bei Stripe eingegeben und nicht von Relay Kit gespeichert.

7. Hosting, Datenbank und Vercel Web Analytics

Die Anwendung wird auf Vercel betrieben. Vertrags-, Team- und Auftragsdaten werden in einer verwalteten PostgreSQL-Datenbank von Neon gespeichert. Vercel Web Analytics hilft uns, die Nutzung der öffentlichen Website in aggregierter Form zu verstehen und benötigt hierfür keine Cookies. Rechtsgrundlage für den sicheren Betrieb und die cookiefreie Reichweitenmessung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, wirtschaftlichen und nutzerfreundlichen Webangebot.

8. Google Analytics

Wenn Sie im Einwilligungsbanner ausdrücklich zustimmen, verwenden wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics erfasst insbesondere Seitenaufrufe, Interaktionen, ungefähren Standort sowie Browser- und Geräteinformationen. Wir haben Google-Signale und Funktionen zur Anzeigenpersonalisierung in unserer Einbindung deaktiviert.

Google Analytics setzt die Cookies _ga zur Unterscheidung von Nutzern und _ga_<Container-ID> zur Speicherung des Sitzungsstatus. Die reguläre Speicherdauer dieser Cookies beträgt bis zu zwei Jahre; Browser können sie früher löschen. Google Analytics und seine externen Ressourcen werden erst nach Ihrer Zustimmung geladen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über die Schaltfläche „Cookie-Einstellungen“ am unteren Bildschirmrand mit Wirkung für die Zukunft ändern. Beim Widerruf entfernen wir die von unserer Domain erreichbaren Google-Analytics-Cookies. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend können geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln eingesetzt werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Wie Google Daten von Websites oder Apps verwendet“.

9. Einwilligungseinstellungen

Um Ihre Auswahl im Einwilligungsbanner zu speichern, setzen wir das technisch notwendige Cookie relaykit_consent. Es enthält nur die Auswahl „notwendig“ oder „Analytics“, ist für sechs Monate gültig und wird nicht zu Werbezwecken verwendet. Danach fragen wir erneut nach Ihrer Entscheidung.

10. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Als technische Dienstleister kommen insbesondere Vercel (Hosting, AI Gateway und cookiefreie Analyse), Neon (Datenbank), Stripe (Zahlung), Telegram (Messenger) und Google (Google Analytics nach Einwilligung sowie Gemini für KI-Textverarbeitung) zum Einsatz. Soweit Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für Vertragsdurchführung, Sicherheit und gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Registrierungs- und Betriebsdaten werden grundsätzlich während der Vertragslaufzeit gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Ansprüche entgegenstehen. Einladungslinks sind zeitlich begrenzt und nur einmal verwendbar.

12. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen richten Sie an info@nl-media.eu. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

13. Sicherheit

Wir verwenden verschlüsselte Verbindungen, rollenbasierte Zugriffe, einmalige Einladungslinks und weitere technische und organisatorische Maßnahmen. Keine Internetübertragung kann jedoch absolute Sicherheit garantieren.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.